Módulo de nómina
Nómina quincenal sin el Excel de siempre
En la mayoría de las PyMEs de México la nómina vive en un archivo que alguien copia cada quincena: se duplica la pestaña anterior, se cambian las fechas, se borran los bonos del periodo pasado, se agrega al que entró. Funciona, hasta que una fórmula se arrastra mal o la persona que lo mantenía se va de vacaciones.
QUMA convierte esa quincena en una corrida con estados. Borrador mientras se captura, aprobada cuando cierra, pagada cuando salió el dinero, cancelada con motivo si hubo que echarla atrás. Cada estado dice qué se puede hacer y qué ya no.
Una aclaración por delante, porque es la primera pregunta de todo contador: aquí el ISR y el IMSS se capturan como deducciones, no los calcula el sistema. Lo que QUMA garantiza es que la aritmética cuadre y que la contabilidad no quede pendiente.
Cómo funciona, del alta del empleado a la póliza
Cuatro pasos, y el primero se hace una sola vez: las quincenas siguientes empiezan en el paso dos.
- 1
Da de alta a tu gente una vez
Captura a cada empleado con su RFC, CURP, NSS, puesto, fecha de ingreso, frecuencia de pago, salario del periodo y CLABE, o súbelos a todos con la plantilla de Excel.
- 2
Abre la corrida del periodo
Eliges frecuencia, inicio, fin y fecha de pago. La corrida se arma sola con los empleados activos de esa frecuencia, y no se puede crear dos veces la misma quincena.
- 3
Ajusta percepciones y deducciones
Bono, horas extra y comisiones por un lado; ISR, IMSS y préstamos por el otro. A mano o cargando el Excel del periodo, que baja pre-llenado con la lista de la corrida.
- 4
Apruebas y la contabilidad ya está
Al aprobar, la corrida se congela y su póliza se registra sola. Si el periodo contable ya está cerrado, el sistema no te deja aprobar con esa fecha de pago.
Lo que el módulo hace hoy
Nada de esto es una promesa a futuro: está funcionando y puedes verlo en una demo. El timbrado del recibo no aparece en la lista porque todavía no lo hace.
- Nómina semanal, quincenal y mensual, cada empleado con su frecuencia
- Corrida que se arma sola con los empleados activos del periodo
- Percepciones y deducciones por empleado, con el neto recalculado al instante
- Importación masiva de empleados desde Excel, con reporte fila por fila
- Plantilla del periodo pre-llenada para cargar la corrida desde Excel
- Póliza de nómina automática al aprobar, con sueldos y retenciones separados
- Cancelación con motivo y póliza de reversa si la corrida ya estaba aprobada
- Validaciones de RFC, CURP, NSS y CLABE al capturar o al importar
Qué pasa exactamente cuando apruebas una corrida
Aprobar no es marcar una casilla: es el momento en que la nómina deja de ser un cálculo y se vuelve un hecho contable. Por eso el sistema revisa antes de dejarte pasar que la corrida tenga percepciones, que los totales cuadren —percepciones igual a neto más deducciones— y que el periodo contable de la fecha de pago siga abierto. Si ese mes ya está cerrado, la aprobación se detiene ahí mismo.
Cuando pasa esas revisiones, la póliza de nómina se registra sola: carga el total de percepciones a Sueldos y salarios, abona el neto a Sueldos por pagar y abona las deducciones a Retenciones de nómina por pagar. A partir de ahí las líneas de la corrida ya no se editan; si algo cambió, se cancela y se hace de nuevo, que es justo la disciplina que se pierde en un archivo de Excel.
Cancelar una corrida aprobada es la otra mitad de la historia. Se pide el motivo, que queda escrito en las notas, y el sistema registra la póliza de reversa ligada a la original —con fecha del día en curso si el mes ya estaba cerrado, para no tocar un periodo declarado—. La nómina cancelada no desaparece: sigue visible con su motivo y su reversa, para quien pregunte después.
Un detalle de honestidad sobre el paso siguiente: marcar la corrida como pagada registra que ya se dispersó, pero todavía no descuenta el dinero de una cuenta en tesorería.
Para quién es
Sí, si te reconoces aquí
- Pagas de 5 a 100 personas y cada quincena repites el mismo archivo.
- Tu despacho te pasa el ISR y el IMSS calculados y solo necesitas dónde capturarlos bien.
- Manejas frecuencias mezcladas: operarios semanales y administrativos quincenales.
- Quieres que la nómina llegue a la contabilidad sin recapturarla.
Probablemente no, si
- Necesitas hoy el cálculo automático de ISR e IMSS con las tablas vigentes.
- Dependes de entregar el recibo timbrado este mes: ese paso está en preparación.
- Requieres control de asistencia, vacaciones y prestaciones aquí mismo.
- Tu operación pide finiquitos, PTU y aguinaldo calculados por el sistema.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo hago la nómina quincenal en QUMA?
- Creas la corrida del periodo eligiendo frecuencia, inicio, fin y fecha de pago. QUMA trae a todos los empleados activos de esa frecuencia con su salario, así que empiezas con la lista completa en lugar de armarla. Ajustas percepciones y deducciones, revisas el neto y apruebas. Lo mismo aplica a la nómina semanal y a la mensual: cada empleado solo entra a la corrida que le toca.
- ¿Calcula solo el ISR y el IMSS?
- No, y es la limitación más importante que debes conocer antes de decidir. El ISR, el IMSS y cualquier otra retención se capturan como deducciones: tú o tu despacho ponen el importe, a mano o en el Excel del periodo. QUMA se encarga de que la aritmética cuadre, de que el neto salga bien y de que la póliza se genere; el cálculo con las tablas fiscales vigentes es el siguiente paso del módulo.
- ¿Puedo dar de alta a todo mi equipo desde Excel?
- Sí, y es la forma normal de arrancar. Descargas la plantilla, la llenas con número de empleado, nombre, RFC, CURP, NSS, puesto, fecha de ingreso, frecuencia de pago, salario del periodo, CLABE y correo, y la subes. El sistema valida los formatos —un RFC mal escrito o un NSS de diez dígitos no pasa—, da de alta a los nuevos, actualiza a los que ya existían por su número de empleado y reporta fila por fila lo que entró y lo que no.
- ¿Y las percepciones y deducciones de cada quincena, también por Excel?
- También. Con la corrida en borrador descargas la plantilla del periodo, que baja pre-llenada con los empleados de esa corrida. Capturas bono, horas extra, comisiones y otras percepciones, más ISR, IMSS, préstamos y otras deducciones, la subes y cada línea se recalcula. Es la diferencia entre teclear cien renglones y pegar una columna. Solo se importa sobre una corrida en borrador, nunca sobre una aprobada.
- ¿Ya emite el recibo de nómina timbrado ante el SAT?
- Todavía no. El timbrado del recibo de nómina —el CFDI con complemento de nómina 1.2— está en preparación, igual que el de las facturas: falta la conexión con el Proveedor Autorizado de Certificación. Hoy la corrida calcula, deja el detalle de cada empleado con sus percepciones, deducciones y neto, y genera la póliza contable; lo que aún no hace es entregarte el recibo timbrado.
- ¿La nómina genera su póliza contable?
- Sí, al aprobar la corrida y sin que nadie la capture. El asiento carga el total de percepciones a Sueldos y salarios, abona el neto a Sueldos por pagar y las deducciones a Retenciones de nómina por pagar. Si esas cuentas no existían en tu catálogo, se crean en ese momento.
- ¿Quién puede ver los sueldos de mi gente?
- Solo quien tenga el permiso. La nómina es su propio bloque: un vendedor no la ve ni por accidente, y puedes dar acceso a la persona de nóminas sin abrirle las ventas ni la tesorería. Cada movimiento queda además en la bitácora de auditoría con quién lo hizo y cuándo.
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