Módulo de inventario y compras
Control de inventarios que sí sabe cuánto te costó
Hay dos formas de perder dinero con el inventario, y casi toda PyME conoce las dos. La primera es quedarse sin producto: el cliente pregunta, no hay, y se va con el de enfrente. La segunda es más silenciosa: tener el almacén lleno de lo que no rota, con el dinero ahí parado, mientras se compra de urgencia lo que sí se vende y se paga más caro por la prisa.
Debajo de las dos está el mismo problema: nadie sabe con certeza qué hay, ni cuánto costó. QUMA lleva la existencia y el costo promedio de cada producto movimiento por movimiento, avisa cuando algo cruza su punto de reorden y convierte esa alerta en una orden de compra que, al recibirse, entra al inventario sola.
No es un sistema de almacén con radiofrecuencia ni control por lote: es lo que una empresa de 3 a 50 personas necesita para saber qué tiene, qué le costó y qué le urge pedir.
Cómo funciona, del punto de reorden a la entrada al almacén
Cuatro pasos, y el ciclo se cierra solo: lo que se recibe entra al inventario sin que nadie capture la entrada por su lado.
- 1
Marca qué productos llevan inventario
En la ficha de cada producto activas el control de existencias y le pones su punto de reorden y su proveedor preferente. Los servicios se quedan fuera: no llevan kardex.
- 2
Deja que el sistema te diga qué comprar
Cuando algo cruza su punto de reorden, la alerta llega a quien compra. Desde ahí generas la sugerencia de compra, que arma las órdenes en borrador por proveedor.
- 3
Envía la orden y dale seguimiento
La orden de compra sale por correo al proveedor con su folio y su detalle. Queda en enviada hasta que llega el material, y puedes cancelarla mientras tanto si el pedido se cae.
- 4
Recibe y el inventario se mueve solo
Al recibir, cada línea entra al almacén con su costo, el costo promedio se recalcula y el kardex queda referenciado al folio de la orden. Sin capturar la entrada por separado.
Lo que el módulo hace hoy
Nada de esto es una promesa a futuro: está funcionando y puedes verlo en una demo.
- Existencias por producto con costo promedio móvil calculado al momento
- Kardex con entradas, salidas y ajustes: cantidad, costo, fecha, referencia y notas
- Punto de reorden por producto, con alerta al cruzar el umbral y sin repetirla después
- Salidas que no pueden dejar la existencia en negativo, y ajustes para corregir el conteo
- Órdenes de compra con folio consecutivo y su ciclo: borrador, enviada, recibida o cancelada
- Envío de la orden por correo al proveedor, con opción de reenviarlo
- Recepción que genera las entradas de inventario en la misma operación
- Sugerencia de compra por stock bajo, agrupada por proveedor preferente
El costo promedio, y por qué tu utilidad depende de él
Compraste 100 piezas a 80 pesos. Meses después compras otras 100 a 120, porque subió el proveedor o subió el dólar. Ahora tienes 200 piezas en el almacén. Cuando vendes una, ¿te costó 80 o te costó 120? De esa respuesta depende tu margen, tu precio de venta y el valor que aparece en tu balance general.
QUMA responde con costo promedio móvil: cada entrada se promedia con lo que ya tenías, ponderando por cantidad. En el ejemplo la existencia queda valuada a 100 pesos por pieza, y cada salida se descarga a ese promedio sin alterarlo. La palabra importante es móvil: el promedio se recalcula en el momento en que entra mercancía, no al cierre, así que el costo que ves es el de hoy.
Dos reglas evitan los números imposibles. Una salida nunca puede dejar la existencia en negativo: si intentas sacar más de lo que hay, el sistema la rechaza. Para eso están los ajustes, que sí corrigen hacia abajo cuando el conteo físico no coincide y quedan marcados como ajuste en el kardex, no disfrazados de venta. Y cuando la existencia llega a cero el promedio se reinicia: lo que compres después arranca con su propio costo, sin arrastrar el precio de una mercancía que ya no está.
Para quién es
Sí, si te reconoces aquí
- Compras y revendes producto, y tu existencia real vive en la cabeza del de almacén.
- Te has quedado sin lo que más vendes justo cuando el cliente lo pedía.
- No sabes cuánto te costó lo que vendes, porque el proveedor te subió el precio tres veces.
- Mandas órdenes de compra por WhatsApp y nadie sabe cuáles siguen pendientes.
Probablemente no, si
- Necesitas varios almacenes o sucursales con existencias separadas.
- Manejas caducidades, lotes o números de serie por obligación de tu giro.
- Requieres PEPS, costo estándar o costeo por orden de producción.
- Dependes hoy de que la factura descargue el almacén sola: esa liga aún está pendiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué método de valuación usa el control de inventarios?
- Costo promedio móvil, el que usa la mayoría de las PyMEs en México y el que menos discusiones genera con el contador. Cada entrada vuelve a promediar su costo con el de la existencia que ya tenías, y las salidas se descargan al promedio vigente sin moverlo. No manejamos PEPS ni costos por lote o número de serie; si tu operación los exige, este módulo todavía no es para ti.
- ¿Qué es el kardex y qué veo ahí?
- Es el historial de cada producto, movimiento por movimiento: entradas, salidas y ajustes con su cantidad, costo unitario, fecha, referencia y notas. Cuando la entrada vino de una orden de compra, el renglón queda referenciado con el folio de esa orden. Es lo que te permite contestar la pregunta incómoda —dónde se fueron las 40 piezas que faltan— en lugar de suponerlo.
- ¿Cómo funciona el punto de reorden?
- A cada producto le pones la cantidad mínima con la que te sientes tranquilo. Cuando un movimiento hace que la existencia cruce ese número hacia abajo, la alerta llega a las personas con permiso de compras o de inventario. Avisa en el cruce, no en cada movimiento posterior: una alerta que llega todos los días deja de leerse, y ese es el punto.
- ¿La orden de compra le llega al proveedor?
- Sí. Al enviarla sale por correo al proveedor con el detalle de la orden, siempre que tenga correo en su ficha de contacto; si no lo tiene, la orden queda marcada como enviada y el sistema te lo dice en lugar de fingir que salió. Desde el detalle puedes reenviarlo cuando el proveedor jure que no lo recibió.
- ¿Recibir una orden de compra actualiza mis existencias?
- Esa es toda la idea. Al marcar la orden como recibida, cada línea genera su entrada de inventario con la cantidad y el costo que traía la orden, en la misma operación: no hay un paso aparte que alguien pueda olvidar. Las líneas de servicios o de productos que no manejan inventario simplemente no generan kardex. Y la orden ya recibida es un estado final: no se cancela después.
- ¿Las ventas descuentan el inventario solas?
- Todavía no, y conviene saberlo antes: las entradas por compra sí son automáticas, pero las salidas por venta se registran como movimiento de inventario. Esa liga está pendiente. Lo mismo con la contabilidad: la orden de compra no genera póliza por sí sola —el asiento entra cuando registras el gasto o la factura del proveedor, que es donde vive el IVA acreditable.
- ¿Puedo saber qué comprar sin revisar producto por producto?
- Sí: la sugerencia de compra revisa todo lo que está en el punto de reorden o por debajo, lo agrupa por el proveedor preferente de cada producto y crea una orden en borrador por proveedor, con la cantidad necesaria para volver al mínimo y el costo que traes registrado. Si un producto ya está pedido en una orden abierta con ese proveedor, no lo vuelve a sugerir, para que nadie compre dos veces lo mismo.
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