Módulo de contabilidad
Contabilidad automática que se hace mientras trabajas
Casi ninguna PyME en México lleva su contabilidad al día. La lleva a destiempo: el día 12 del mes siguiente alguien junta las facturas, los tickets y los estados de cuenta, se los manda al despacho por correo, y tres semanas después regresa una balanza de comprobación que ya no le sirve para decidir nada. Para entonces el mes ya pasó.
El problema no es el contador. El problema es que la contabilidad se captura después de que ocurrieron las cosas, otra vez, a mano, a partir de papeles. QUMA le da la vuelta: la póliza nace junto con la operación. Cuando emites la factura, cuando registras el gasto, cuando entra el cobro, cuando apruebas la nómina. No hay un segundo trabajo al final del mes porque nunca hubo un primer trabajo pendiente.
Se nota en dos lugares: el dueño abre su estado de resultados cualquier martes y le cree, y el contador deja de capturar para revisar, ajustar y advertir.
Cómo funciona, de la operación al cierre contable
Cuatro pasos, y en ninguno de los cuatro hay que capturar una póliza por cada movimiento. Ese trabajo es justo el que desaparece.
- 1
Tu catálogo llega puesto
Al crear la empresa se provisiona el catálogo de cuentas con código agrupador del SAT, los impuestos del año, las series de folios, los mapeos contables y el periodo del mes abierto. No hay que armar nada desde cero.
- 2
Operas y la póliza se escribe sola
Facturas, notas de crédito, gastos, cobros, pagos a proveedor y nóminas aprobadas generan su asiento con su IVA y sus retenciones, en el momento, no al final del mes.
- 3
Revisas con números al día
Abres la balanza de comprobación del mes que quieras y ves saldo inicial, cargos, abonos y saldo final por cuenta. Del mismo corte salen el estado de resultados y el balance general.
- 4
Cierras el mes y le pones candado
Con el periodo cerrado, nada con fecha en ese mes vuelve a entrar: ni una factura, ni un gasto, ni una nómina. Lo que declaraste se queda como lo declaraste.
Lo que el módulo hace hoy
Nada de esto es una promesa a futuro: está funcionando y puedes verlo en una demo.
- Catálogo de cuentas con código agrupador del SAT, provisionado al dar de alta la empresa
- Pólizas automáticas de facturas, notas de crédito, gastos, cobros, pagos y nómina
- Pólizas manuales que no se guardan si los cargos no igualan a los abonos
- Cancelación de póliza con reversa ligada a la original, sin huecos en la numeración
- Balanza de comprobación por mes con saldo inicial, movimientos y saldo final
- Estado de resultados y balance general del periodo que elijas
- Cierre y reapertura de periodos, cada uno con su permiso y su registro en la bitácora
- Rol de Contador con acceso propio: revisa y ajusta sin ver la operación de ventas
Por qué un mes cerrado no se toca
Todo contralor conoce la escena: se presentó la declaración de marzo, y en junio alguien registra una factura con fecha de marzo porque así le acomodaba. Los números de marzo cambian, ya no coinciden con lo declarado, y la diferencia aparece meses después sin que nadie sepa de dónde salió.
Por eso el cierre contable en QUMA no es un aviso, es un candado. Con el periodo cerrado, ninguna operación con fecha en ese mes entra: ni una factura, ni un gasto, ni una corrida de nómina. El sistema la rechaza con un mensaje claro que dice qué periodo está cerrado, en lugar de dejarla pasar en silencio.
El cierre revisa antes de cerrar: si quedan documentos en borrador fechados en ese mes, te dice cuántos son y no cierra hasta que los resuelvas. Y cuando algo del pasado se revierte —una factura cancelada, una nómina echada atrás—, la póliza de reversa se registra con fecha del día en curso, no reabriendo el mes ya declarado. Reabrir se puede, pero es una acción con permiso propio y queda anotada en la bitácora con nombre y hora.
Para quién es
Sí, si te reconoces aquí
- Tu contabilidad va un mes atrás y te enteras de cómo te fue cuando ya no puedes hacer nada.
- Le mandas a tu despacho una carpeta de archivos cada mes y recibes de vuelta una balanza que no reconoces.
- Tienes de 3 a 50 personas y quieres que tu contador entre al sistema en lugar de pedirte información.
- Necesitas cerrar el mes y estar seguro de que nadie va a moverlo después.
Probablemente no, si
- Eres un despacho que necesita llevar cien contabilidades ajenas desde un solo tablero.
- Hoy dependes de la DIOT o de los XML de contabilidad electrónica dentro del mismo sistema: aún no los generamos.
- Requieres consolidación de varias empresas en un solo juego de estados financieros.
- Tu operación exige activos fijos con depreciación calculada y control de inversiones.
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito saber contabilidad para usar QUMA?
- No. Tú operas como siempre —cotizas, facturas, registras gastos, cobras y pagas— y cada movimiento escribe su póliza contable con las cuentas que le corresponden. Esa es la diferencia entre un programa de contabilidad y un sistema donde la contabilidad es la consecuencia de operar.
- ¿Qué pólizas contables se generan solas y cuáles capturo a mano?
- Se generan solas las de factura emitida, nota de crédito, gasto registrado, cobro de cliente, pago a proveedor y nómina aprobada, cada una con su IVA trasladado o acreditable y sus retenciones. Se capturan a mano las que ninguna operación produce: depreciación, provisiones, reclasificaciones, ajustes de auditoría y el asiento de apertura cuando llegas a mitad de año. La póliza manual no se guarda si no cuadra, y no te deja afectar una cuenta acumulativa.
- ¿De dónde sale mi catálogo de cuentas?
- Viene puesto. Al dar de alta la empresa, QUMA provisiona el catálogo de cuentas con su código agrupador del SAT, los impuestos vigentes, las series de folios, los mapeos que dicen qué cuenta usa cada tipo de operación y el periodo del mes abierto. Puedes agregar cuentas propias y cambiar los mapeos desde Configuración, pero no arrancas con una pantalla en blanco: desde el primer día tienes con qué contabilizar.
- ¿Qué pasa si una póliza salió mal?
- No se borra: se cancela y el sistema registra la póliza de reversa ligada a la original. La cadena queda visible —cuál era la póliza, cuál la reversa, quién la canceló y cuándo—, que es exactamente lo que un revisor espera encontrar. Borrar el asiento dejaría un hueco en la numeración consecutiva y esa es la primera cosa que levanta una observación.
- ¿Cómo trabaja mi contador aquí dentro?
- Con su propio acceso y su propio rol. El rol de Contador ve el catálogo de cuentas, las pólizas, la balanza, los estados financieros y la bitácora de auditoría; puede capturar pólizas manuales, registrar gastos, cerrar y reabrir periodos. Lo que no puede es emitir facturas ni tocar la operación de ventas. Cada quien en lo suyo, sin mandarse archivos por correo ni compartir contraseñas.
- ¿Puedo sacar la balanza y los estados financieros cuando quiera?
- Sí, y sin esperar al cierre. Eliges año y mes y ves la balanza de comprobación con saldo inicial, cargos y abonos del periodo y saldo final por cuenta, con sus totales; el estado de resultados y el balance general se arman del mismo corte. La balanza se exporta a CSV para trabajarla en Excel o entregársela a quien la pida.
- ¿Genera la DIOT y la contabilidad electrónica del SAT?
- Todavía no, y preferimos decirlo. Los datos que esos reportes necesitan ya están capturados —cada gasto trae su proveedor, su IVA y sus retenciones—, pero el layout de la DIOT y los XML de contabilidad electrónica (catálogo, balanza y pólizas del Anexo 24) están pendientes. Hoy la salida es la balanza, los estados financieros y la exportación a CSV.
Explora los demás módulos
La contabilidad se alimenta de lo que hacen los demás módulos. Mientras más de tu operación viva aquí, menos queda por capturar.
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