Módulo de ventas
Facturación electrónica CFDI 4.0 sin capturar lo mismo tres veces
La factura casi nunca es el problema. El problema es todo lo que la rodea: la cotización que se hizo en Excel y hay que volver a escribir, el cliente que pide su XML por WhatsApp tres semanas después, el cobro parcial que nadie apuntó, y el contador que al cierre pregunta por una factura que ya se canceló y nadie registró.
QUMA convierte esa cadena en un solo flujo. Cotizas, ganas el trato, facturas con los datos que ya estaban, cobras, y la contabilidad queda hecha en el mismo movimiento. Sin recapturas y sin trabajo doble a fin de mes.
Cómo funciona, de la cotización a la póliza
Cuatro pasos, y solo el primero se hace a mano. El resto hereda la información del anterior, que es justo donde se pierden las horas cuando cada cosa vive en un archivo distinto.
- 1
Captura una vez
Da de alta tus clientes con sus datos fiscales y tus productos con su clave del SAT, o impórtalos desde Excel. Es lo único que se hace a mano, y se hace una sola vez.
- 2
Cotiza y gana el trato
Armas la cotización, sale por correo con su PDF a nombre de tu empresa y con tu logo. Cuando el cliente dice sí, la conviertes en factura sin volver a escribir nada.
- 3
Emite y cobra
La factura queda con su folio consecutivo sin huecos, su XML y su PDF. Registras el cobro, se aplica contra el saldo del cliente y el complemento de pago se arma solo.
- 4
Tu contabilidad ya está hecha
Cada factura, cobro, cancelación y nota de crédito genera su póliza en automático. No hay un segundo trabajo al final del mes.
Lo que el módulo hace hoy
Nada de esto es una promesa a futuro: está funcionando y puedes verlo en una demo.
- Cotización que se convierte en factura con un clic
- Cancelación con las cuatro claves de motivo del SAT
- Notas de crédito ligadas a la factura original
- Complemento de pago para cobros en parcialidades
- Portal privado donde tu cliente baja su XML y PDF
- Folios consecutivos sin huecos, incluso con varios usuarios facturando a la vez
- Bitácora que registra quién emitió, quién canceló y con qué motivo
- Importación de clientes y productos desde Excel
Cancelar una factura sin descuadrar tus números
Cancelar es donde más empresas se enredan. El SAT pide declarar el motivo con una clave, y del lado contable la cancelación no basta con borrar el documento: hay que revertir el ingreso, el impuesto trasladado y la cuenta por cobrar que se registraron cuando se emitió.
QUMA hace las dos cosas en el mismo paso. Al cancelar, genera la póliza de reversa ligada a la original, y si el periodo del mes ya está cerrado la registra con fecha del día en curso en lugar de tocar un mes declarado. Si la factura ya tiene pagos aplicados, el sistema no te deja cancelarla hasta que canceles los pagos —una restricción que evita el descuadre más común en despachos.
Para quién es
Sí, si te reconoces aquí
- Facturas de forma regular y hoy lo haces en el portal del SAT o en un programa que solo factura.
- Cotizas antes de vender y ese trabajo se pierde al momento de emitir.
- Cobras a crédito o en parcialidades y los complementos de pago te consumen tiempo.
- Tienes de 3 a 50 personas y quieres que ventas facture sin ver la contabilidad.
Probablemente no, si
- Solo necesitas emitir dos o tres facturas al mes: para eso el portal gratuito del SAT te alcanza.
- Ya tienes un ERP corporativo instalado con equipo de sistemas propio.
- Requieres manufactura por lotes o cadena de suministro internacional.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el CFDI 4.0 y en qué cambia respecto al anterior?
- Es la versión del comprobante fiscal digital vigente en México. A diferencia de la 3.3, exige que el nombre y el régimen fiscal del receptor coincidan exactamente con lo que el SAT tiene registrado, y que el código postal del domicilio fiscal esté correcto. Por eso QUMA guarda esos datos en la ficha de cada cliente y los valida antes de dejarte emitir: la mayoría de los rechazos del SAT vienen de un nombre con una letra distinta o un régimen que no corresponde.
- ¿Puedo convertir una cotización en factura sin capturar todo de nuevo?
- Sí, y es la razón por la que muchos dejan el Excel. Preparas la cotización, la envías por correo con su PDF, y cuando el cliente la acepta la conviertes en factura con un clic. Conceptos, cantidades, precios, impuestos y datos fiscales pasan tal cual. Nadie recaptura nada, así que no hay diferencias entre lo que cotizaste y lo que facturaste.
- ¿Cómo se cancela una factura y qué motivo debo elegir?
- El SAT exige declarar el motivo con una de cuatro claves: 01 cuando el comprobante tiene errores y se relaciona con otro que lo sustituye, 02 cuando tiene errores sin relación, 03 cuando la operación no se llevó a cabo y 04 cuando se trata de una operación nominativa relacionada en una factura global. QUMA te pide elegir la clave, cancela el comprobante y genera automáticamente la póliza de reversa en tu contabilidad, para que tus números no se queden con un ingreso que ya no existe.
- ¿Maneja notas de crédito y complementos de pago?
- Las dos. La nota de crédito se emite ligada a la factura original, ya sea por un descuento posterior, una devolución o una corrección de monto, y ajusta el saldo por cobrar del cliente. El complemento de pago es obligatorio cuando facturas en parcialidades o a crédito: al registrar cada cobro, QUMA arma el complemento con los datos del pago y lo relaciona con las facturas que liquida.
- ¿Mi cliente tiene que pedirme el XML por correo cada vez?
- No. Cada factura genera un enlace privado a un portal donde tu cliente descarga su XML y su PDF cuando quiera, sin necesidad de darle acceso al sistema ni de que tú se los reenvíes. El enlace va firmado y tiene caducidad, así que nadie más puede abrirlo.
- ¿Qué necesito para empezar a facturar?
- Tu RFC, tu régimen fiscal, el código postal de tu domicilio fiscal y tu Certificado de Sello Digital, que el SAT entrega gratis con tu e.firma. Los clientes y los productos los puedes importar desde un Excel en minutos, con lo que muchos empiezan a emitir el mismo día que se dan de alta.
- ¿El timbrado ante el SAT ya está conectado?
- Todavía no en su forma final: el sistema construye el comprobante completo y lo sella, pero la conexión con el Proveedor Autorizado de Certificación —el intermediario que registra el comprobante ante el SAT— está en preparación. Preferimos decirlo así en lugar de prometerlo: todo el flujo de facturación, cancelación, notas de crédito y contabilidad ya funciona, y el timbrado productivo es el siguiente paso en la lista.
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